Auditoria En La Organizacion

Auditoria En La Organizacion

INTRODUCCION

La auditoria de empresas en un proceso de funciones básicas diferentes cada una de las otras. La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos. Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos. La auditoria es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoria interna.

Debe involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos. La auditoria de la organización solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios.

AUDITORIA EN LA ORGANIZACIÓN

La organización como segunda fase del proceso administrativo puede definirse como la agrupación de las actividades necesarias para llevar a cabo los planes asignando la autoridad y responsabilidad a quienes tienen a su cargo la ejecución de dichas actividades. La organización define las relaciones que logran la cohesión entre los esfuerzos tendientes al logro de los objetivos.

De la definición anterior derivaremos algunos puntos que el auditor administrativo debe comprender al llevar a cabo se revisión esto es en toda estructura organiza debe identificar:

 Definición de las funciones y actividades necesarias para el fiel cumplimiento de los propósitos de la empresa.  Integración de esas funciones y actividades en divisiones o departamentos con fisonomía e importancias propias pero coordinadas entre si.  Jerarquizacion de autoridad de manera que los grupos o individuos separados por la división del trabajo actúen coordinadamente.  Definición de cada puesto considerado como la unidad especifica menor que presente el orden mínimo dentro de un grupo de tareas que deben ser desempeñadas por una sola personas.

La auditoria es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su único objetivo.

El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas. Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias. Auditor: Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoria habitualmente con libre ejercicio de una ocupación técnica. Las funciones tipo del auditor son:  Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.  Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.  Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.  Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.  Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.  Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización  Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria.  Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.  Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de avances.  Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.  Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.  Evaluar los registros contables e información financiera.  Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles  Revisar el flujo de datos y formas.  Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el funcionamiento de la organización.  Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.  Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria. TIPOS DE AUDITORIA

Auditoria externa

La Auditoria Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoria Externa a Auditoria de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditoria Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoria Externa del Sistema de Información Administrativo, Auditoria Externa del Sistema de Información Automático etc.

Auditoria interna

La auditoria Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publícalas auditorias internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Diferencias entre auditoria interna y externa: Existen diferencias substanciales entre la Auditoria Interna y la Auditoria Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:  En la Auditoria Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoria Externa la relación es de tipo civil.  En la Auditoria Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditoria Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.  La Auditoria Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditaría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública. AUDITORIA ADMINISTRATIVA “ Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales”. Entre los objetivos primarios tenemos los siguientes:  De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.  De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.  De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.  De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.  De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.  De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.  De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.  De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

 Ventajas De La Auditoria De La Organización   

 Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente independiente los sistemas de organización y de administración.  Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados.  Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los datos contables y financieros.  Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes empresas.  Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.

Principios de organización

 División del trabajo: Es el principio de la especialización necesario para la eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en la designación de tareas especificas a cada una de las partes de la organización.  Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.  Unidad de Mando: Una persona debe recibir ordenes de sólo un único superior. Es el principio de la autoridad única.  Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.  Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización.  Jerarquía o Cadena Escala: Debe hacer una línea de autoridad, del escalón mas alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar.

Ejemplo practico:

Las auditorias realizadas por la SHCP. Las auditorias del SAT.


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