Asignacion Equilibrada De Las Ordenes De Trabajo

Asignacion Equilibrada De Las Ordenes De Trabajo

Áreas funcionales

1 Área administrativa. A continuación se mencionan las actividades de cada una de estas áreas todas son con el objetivo de cumplir sus funciones dentro de un centro de cómputo.

Capacitación. Coordinar y desarrollar cursos y seminarios para preparar al personal a fin de que pueda ser un mejor uso de los recursos tecnológicos y materiales del centro de cómputo.

Biblioteca. Mantener al día la información a cerca de los recursos tecnológicos existentes en el centro de cómputo a través de documentales, manuales del equipo y revistas especializadas de computación.

Seguridad. Garantizar la protección del personal que labora dentro de la organización, así como mantener la integridad de la información y equipo.

Control de personal. Seleccionar y asignar el personal idóneo para cada puesto así como controlar su ausencia (falta) y cumplimiento de obligaciones.

Contabilidad. Llevar el registro del estado financiero en que se encuentra el centro de cómputo esto es para que el presupuesto asignado se distribuya y se gaste en lo planeado.

Presupuestos. Controlar los montos ($) y los recursos asignados a cada uno de los rubros que le corresponden al centro de cómputo.

Almacenes. Controlar y garantizar la existencia de los deferentes materiales y equipos y suministros que se utilizan dentro del centro de cómputo.

Mantenimiento. Conservar en buen estado las instalaciones el equipo y el software de la entidad.

Transporte. Cubrir las necesidades de distribución de materiales, equipo suministro e información fuera de la empresa y que requiera el centro de computo.

Organización. Definir procedimientos acordes a los objetivos del centro de cómputo para lograr un adecuado funcionamiento dentro de la organización.

Inventario. Controlar la asignación de materiales a las diferentes áreas del centro de cómputo.

Comunicación. Mantener al personal informado de acuerdos, determinaciones y en general de todo tipo de avisos de interés general que se dan dentro de la empresa y que le afecta directamente al centro de cómputo.

2 Área de sistemas

Análisis de estándares. Definir y difundir la estandarización de los elementos involucrados en el desarrollo de los sistemas: las técnicas de diseño, programación, definición de archivos, registros campos, longitudes y nombres.

Análisis de sistemas. Definir el conjunto de procedimientos y/o programas que constituyen a cada sistema en cargándose de la supervisión de su desarrollo y documentación.

Análisis administrativos. Mantener comunicación directa con el usuario a fin de interpretar correctamente sus necesidades y proponerle alternativas de solución una vez, comenzado el desarrollo de sistemas, mantenerlo informado a cerca del avance.

Programación. Elaborar en base a las especificaciones definidas en el análisis del sistema los programas que constituyen el área de producción y desarrollo del centro de computo

Estudios de nuevos proyectos. Investigar sobre nuevas aplicaciones de software e innovaciones de hardware que surgen en el mercado para evaluar en que grado convendría a la empresa su adquisición.

3 Área de operación

Captura. Satisfacer las necesidades de captación de información con el objetivo de que esta pueda ser procesada por el equipo de cómputo.

Cinto teca. Llevar acabo el control de entrada salida préstamo y obsolescencia de las cintas que se manejan en el centro de cómputo.

Recepción. Efectuar el control de la recepción y entrega de trabajos a procesar en el computador.

Operación. Es manejar los deferentes dispositivos del equipo de cómputo establecido.

Terminales. Supervisar el funcionamiento y utilización de videos, lectoras e impresoras remotas.

4 Área de programación en sistemas

Generar y mantener el sistema operativo.

Controlar las bibliotecas operativas

Controlar el uso del computador

Llevar acabo respaldos de la informática

Elementos que constituyen un centro de cómputo

Recursos Humanos. la cantidad y diversidad del personal de un centro de cómputo puede variar de una empresa a otra sin embargo existe una clasificación de puestos típicos comunes a la mayoría de esta entidad tales como:

Jefe de la unidad

Jefes de área

Analistas

Programadores

Operadores

Personal de apoyo técnico

Personal de captación y validación de datos

Personal de servicios auxiliares y

Personal administrativo.

Recursos Tecnológicos. En los que respecta en recursos tecnológicos, el centro de cómputo debe contar con el equipo de computo-electrónico que satisfaga los requerimientos de procesamiento de información de la empresa.

Dependiendo de la complejidad y necesidades de los sistemas de información desarrollados puede contar con una amplia variedad de componentes como son:

Equipo de cómputo. Constituido básicamente por una unidad central de proceso, una unidad de memoria y diferentes periféricos como son:

Unidades de cinta magnéticas

Unidades de disco magnéticos

Lectoras

Terminales de video

Lectura para captura de datos. En este rubro contamos con perforadoras y grabadoras en diferentes medios magnéticos como, cintas, discos, casete y disquete. Como elementos fundamentales para el aprovechamiento de estos recursos se cuenta con:

Sistemas operativos básicos

Paquetes de aplicación

Software para dispositivos de captura

Recursos materiales. Para una adecuada organización y funcionalidad el centro de computo debe contar con una serie de materiales los mas importantes son:

Papel stoc

Formas especiales

Cintas

Discos

Cintas de impresión, etc.

Por otra parte es conveniente que cuenten con maquinas y mobiliario de soporte tales como: maquinas despapeladoras, cortadoras, rotuladoras, un tablero, racks, corros de transportes y muebles de almacenamiento.

El quipo de cómputo requiere para su adecuado funcionamiento de un local especialmente diseñado que cuente con suministros de:

Energía eléctrica

Equipo para prevención e interrupción de corriente

Equipo de aire condicionado

Equipo contra incendio

Así como pisos falsos y/o plafones

Áreas auxiliares

Cinto teca / discoteca. Para guardar dispositivos magnéticos para guardarlos de cambios de temperatura.

Captura

Almacén

Recepción / entrega de trabajos

Función de la auditoria

La auditaría nació como consecuencia de la preocupación de la instituciones por contar un medio para revisar su propio desempeño principalmente de la necesidad de revisar y evaluar los aspectos contables y financieros.

Con el fin de llevar acabo esta revisiones y evaluaciones en un principio se recurría apersonas cuña función se limitaba a la observación de los procedimientos realizados en la institución y al estudio de sus posibles consecuencia y el objetivo de poder recomendar mejores cursos de acción a seguir para optimizar su funcionamiento.

Auditoria contable. De esta forma la auditoria en sus inicios estuvo asociada con la contabilidad y su principal función consistía esencialmente en una revisión de los estados financieros la cual solía encomendarse a auditores ajenos a la empresa para verificar la situación actual y así poder detectar posibles errores o fraudes.

Auditoria administrativa. Históricamente al ir creciendo las empresas la administración se hizo más complicada logrando mayor importancia la aplicación de controles internos y la revisión periódica de estos debido a la necesidad de delegar la autoridad y la responsabilidad.

De aquí se dio la responsabilidad de llevar acabo modificaciones a su método de evaluación dando lugar al surgimiento de una nueva rama de auditoria.

La auditoria administrativa consiste básicamente en un estudio metódico y profundo de la estructura de la empresa las parte que la integran y la función que desempeña cada una de estas.

Que es lo que hace la auditoria administrativa:

Realiza un estudio de los procedimientos un estudio de los procedimientos

Examina los planes

Revisa los controles

Evalúa que estos cumplan los objetivos

Evaluar la situación actual en cuanta eficacia de los diferentes departamentos

Emitir opiniones sobre el estudio realizado

Auditoria interna. Es efectuada por personal perteneciente a la empresa (interna) y generalmente es de carácter preventivo es decir se realiza periódicamente con el fin de llevar un control y anticipar posibles problemas.

Auditoria externa. Es efectuada por personal ajeno a la empresa contratando específicamente a despachos contables que prestan este servicio y únicamente por el tiempo en que la empresa determina.

Aunque también puede ser de carácter preventivo es menos frecuente que la auditoria interna y es más bien de carácter correctivo. Se contrata porque existe o se vislumbra problemas financieros en la empresa

El dictamen de auditoria. Es el documento en el que se plasma las conclusiones del auditor, producto final del trabajo realizado; plantea en forma resumida el procedimiento que se siguió en la revisión.

El alcance que tuvo

Los problemas que fueron detectados

Presentando las conclusiones a las que se llego

Proporcionar las sugerencias pertinentes para la optimización de los procedimientos o prevención de errores. El dictamen es el documento más importante del auditor de sistemas en el que se especifican los problemas encontrados, el lugar donde se originaron y los responsables.

Auditoria en el centro de cómputo

Destacan dos puntos fundamentales:

El centro de computo ha venido cobrando una gran importancia cada vez, son mas la áreas en la cuales participa y se enfoca.

La auditoria administrativa es una actividad sumamente útil para toda organización ya que proporciona los elementos de juicio necesarios para llevar acabo una evaluación de la efectividad del proceso administrativo y su retro alimentación.

El centro de cómputo como empresa posee tres características importantes:

El objetivo institucional, el decir la esencia para la que fue creada es el de brindar apoyo a todas la áreas donde manejen información valiéndose de sistemas que definen el tratamiento que se le dará a esta información.

Generación de información

Recopilación de información

Almacenamiento

Procesamiento

Presentación

Distribución y

Entrega

Con el objetivo de lograr que la información resulte siempre confiable oportuna y accesible.

Los recursos tecnológico, el recurso tecnológico fundamental del centro de computo es obviamente el equipo de computo debe de tener dos características

Rapidez de procesamiento

Gran capacidad de almacenamiento de información

Esto lo ase ser una herramienta sumamente valiosa para el tratamiento de la información.

Costo de los equipos de computo, que varia grandemente de acuerdo a la configuración que tengan estos en la actualidad con la aparición de las micro computadoras es posible hablar de equipos para centros de computo de alrededor de 150,000.00. Pero la realidad en nuestro país es que bastantes centro de cómputo poseen equipos electrónicos de excesiva capacidad y con una serie de dispositivos periféricos injustificados.

El grado de especialización del personal del centro de computo, un centro de cómputo requiere de tres tipos de personal:

Personal capaz de manejar esta herramienta tan especial que es la computadora

Personal capaz de diseñar los sistemas de información que se desarrollan dentro del centro de cómputo

Personal capaz de administrar los recursos humanos técnicos y financieros que el centro de cómputo posee

Los centros de cómputos son entidades sumamente jóvenes, la mayoría surgen en los últimos 25 años surge por la aparición de una gran numero de empresas que tuvieron la necesidad de agilizar el procesamiento de información.

Lógicamente cuando surgieron los primeros centros de cómputo, no existía:

Políticas de adquisición de equipos adecuados

Personal capacitado para dedicarse a las tareas propias de estos equipos

No existía la capacitación ya que era sobre la marcha

No existían políticas ni procedimientos que guiara la acción del centro de cómputo

Gente que teniendo estudios en otras áreas afronte el reto de adentrarse en la computación y los sistemas informáticos gracias a un curso que tomen, y a su empeño y dedicación formado con el tiempo.


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