Analisis Manuales Administrativos

Analisis Manuales Administrativos

Manuales Administrativos:Documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Ventajas:

Asegura que todos comprendan el plan general, sus papeles y relaciones pertinentes.

Sirve como una guía para la preparación, clasificación del personal clave.

Sirve como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación de progreso.

Es fuente de experiencia de los funcionarios antiguos.

Inconvenietes:

En las compañías pequeñas es innecesario ya que todos conocen los asuntos de la empresa.

Es caro, limitativo y laborioso.

Puede conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Clasificación de los Manuales:

Por su alcance:

Generales de aplicación universal

Departamentales o de aplicación especifica

De puestos o de aplicación individual

Por su contenido:

De historia de la empresa o institución

De organización

De políticas

De procedimientos

De contenido múltiple

Por su función especifica o actividad:

De personal

De ventas

De producción o de ingeniería

De finanzas

Generales

Objetivos de los Manuales Administrativos:

Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, políticas, procedimientos , normas, etc.

Proporcionar información para la planeación e implementación de reformas administrativas.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. 

Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

Son una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Manual de Organización: Describe la organización formal, mencionada para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

Contenido del Manual de Organización:

1.- Identificación

2.- Índice

3.- Introducción

   3.1.- Objetivo del manual

   3.2.-  Ámbito de aplicación

   3.3.- Autoridad

   3.4.- Como usar el manual

4.- Directorio

5.-Antecedentes Históricos

6.- Base legal (en caso de organismo público)

7.-Organigrama

8.-Estructura funcional

9.-Objetivos de cada unidad orgánica

Manual de Procedimietos: Describe en detalles las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso.

Contenido del Manual de Procedimientos:

1.-Índice

2.-Introducción

  2.1.- Objetivos del manual

  2.2.- Alcance

  2.3.- Como usar el manual

  2.4.- Revisiones y Recomendaciones

3.- Organigrama

  3.1.- Interpretación de la estructura orgánica

  - Sistemas de organización (línea, funcional, etc.)

  - Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.)

  - Amplitud de la descentralización y centralización

  -Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría.

4.- Gráficas

  4.1.- Diagramas de flujo

5.- Estructura procedimental

  5.1.- Descripción narrativa de los procedimientos

6.- Formas

  6.1.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas)

  6.2.- Instructivos de las formas empleadas.

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