Actividades Seguimiento Proyecto

Actividades Seguimiento Proyecto

Así que si piensas que ser líder de proyecto se limita a identificar el objetivo del proyecto, armar el equipo, girar instrucciones y confiar en que tu equipo las va a seguir al pie de la letra, permíteme decirte que estás equivocado. Es muy importante hacer todo eso, pero tu plan puede empolvarse y descomponerse más pronto de lo que te imaginas si no tienes el cuidado necesario para que éste se cumpla. Es aquí donde entra la actividad conocida como SEGUIMIENTO o MONITOREO del proyecto.

¿Y a qué se refiere este seguimiento o monitoreo del proyecto? Va mucho más allá de simplemente asomarse a ver cómo van las tareas asignadas.

De acuerdo a ciertas definiciones formales, el seguimiento del proyecto consiste en:

Proveer una adecuada visibilidad a la administración sobre la situación del proyecto para identificar oportunamente cualquier desviación contra lo planeado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas.

Visibilidad

Tú, como líder o administrador del proyecto eres responsable de conocer en todo momento qué pasa con el proyecto; a eso se refiere la visibilidad. Para lograr esto debes de mantenerte muy atento a todo lo que sucede en el proyecto, debes realizar las preguntas adecuadas a los participantes y buscar y analizar los datos importantes del mismo.

Preguntas a resolver

Algunas preguntas fundamentales que debes poder contestar:

¿Cuál es el avance en las tareas de los recursos contra lo planeado? (cuánto deberían de haber logrado hasta ahora y cuánto han logrado)

¿Cuál es la desviación en tiempo de las tareas? (y del proyecto)

¿Cuál es la desviación en costo de las tareas? (y del proyecto)

¿Cuánto más se va a desviar el proyecto considerando el nivel de retraso que se está teniendo en las tareas? (te recomiendo que leas acerca de técnicas como valor devengado o “earned value”)

¿Cuál es la desviación en rentabilidad del proyecto?

¿Cuáles y cuántos han sido los cambios al alcance original del proyecto?

¿Se están logrando los objetivos del proyecto?

No permitas que aumente la desviación

Cuando identifiques las desviaciones hazlo con las unidades de medición correspondientes, tales como tiempo de retraso, dinero, funciones o características, pero también hazlo en porcentaje para cada uno de estos parámetros. Identifica el porcentaje de desviación de lo real contra lo planeado para poder identificar si hay una oportunidad real de corregir el camino y alcanzar el objetivo del proyecto de manera exitosa.

Es importante saber que el proyecto ya se retraso 5 días, pero también debes de saber si eso implica un 5% de desviación o un 50% de desviación contra lo planeado. Es importante saber si el proyecto tiene una desviación de $ 70,000 en costos, pero también es muy importante si eso representa un 2% del proyecto o un 80%. La diferencia entre mantener tu trabajo o ser despedido del proyecto, podría recaer en este “simple” hecho .

Frecuencia del monitoreo

Entre más pronto identifiques las desviaciones del proyecto, más factible será corregirlas. Es por eso que debes de buscar y analizar los datos con la suficiente frecuencia. La recomendación es que por lo menos una vez a la semana realices las actividades de seguimiento para tu proyecto.

Aunque, si notas que las cosas se están poniendo feas en tu proyecto, aumenta la frecuencia con que realices el seguimiento. Quizás tengas que estar revisando con detalle el estado del proyecto todos los días, o incluso varias veces al día, para evitar que las cosas se pongan peor.

Créeme, si las cosas se pueden poner mal, hay grandes probabilidades de que así sea. Pero, además, siempre se pueden poner peor. Así que es mejor hacer algo para evitar que esto suceda.

Técnicas de seguimiento

¿Y cómo deberías de realizar el seguimiento? A continuación las técnicas básicas que normalmente utilizamos para este fin:

Reuniones. Reuniones con el equipo de trabajo de manera grupal y/o individual para revisar el progreso de su trabajo.

Revisiones. Revisiones de los productos elaborados de acuerdo al plan de trabajo para validar que los avances sean reales y los productos tengan la calidad suficiente como para considerarlos completados.

Reportes. Reportes individuales de los integrantes del equipo de acuerdo a una frecuencia especificada (por ejemplo: semanal o diaria)

Software de Administración. Reportes de los avances y el trabajo realizado por medio de alguna herramienta de planeación y administración de proyectos. Evita la burocracia documental

La gente en los proyectos suele odiar la documentación y por lo tanto los reportes, pero si no tenemos información precisa será más difícil identificar oportunamente las desviaciones del proyecto y por lo tanto aumentará el riesgo de fracaso en el proyecto. Conviene que el equipo se acostumbre a reportar la situación del proyecto y tú, como líder de proyecto, a revisarla y analizarla. En este caso un documento puede hacer la diferencia entre un proyecto exitoso y uno que no lo es.

Lo desafortunado del asunto es que los reportes generados suelen representar burocracia que en lugar de beneficiar ocasiona pérdida de tiempo. No es necesario contar con una plantilla o formato sumamente elaborado y complicado de llenar para obtener un reporte útil. Lo importante está en identificar y reportar claramente la información valiosa con respecto a la situación del proyecto.

Si tienes los recursos económicos para invertir en una buena herramienta de software para controlar los proyectos y explotar la información, entonces te recomiendo que la adquieras. La automatización puede ahorrarte una buena cantidad de esfuerzo y dinero en reportar la información del estado de tu proyecto.

¿Qué debería de incluir un reporte de estado del proyecto?

Para obtener un reporte valioso tenemos que recordar cuáles son los parámetros que hacen de un proyecto algo exitoso (si se cumplen) o que lo convierten en un fracaso (si no se cumplen). Y usar esos parámetros como los elementos o secciones a reportar.

Recomiendo que por lo menos se incluyan estas secciones, puede ser un documento formal, una herramienta que automatice la explotación de los datos del proyecto o simplemente un correo electrónico, pero asegúrate que tenga por lo menos esta información:

Progreso. ¿Ya terminamos lo que teníamos que terminar a la fecha? ¿cuánto no falta? ¿cuánto se ha retrasado? ¿en qué se ha retrasado? ¿por qué nos hemos retrasado?

Alcance. ¿Se identificó lo que se requiere hacer? ¿ha pedido cambios el cliente? ¿se han negociado los cambios? ¿el cliente va a pagar los cambios? ¿cuánto ha cambiado el alcance original?

Tiempos. ¿Cuál es el retraso del proyecto en tiempo y porcentaje? ¿cuál ha sido el cumplimiento de los hitos (milestones) del proyecto? ¿cuál es el retraso del proyecto?

Costos. ¿Cuánto se ha gastado? ¿cuánto se debería de haber gastado? ¿cuánto se va a gastar? ¿nos va a alcanzar?

Rentabilidad. ¿estamos ganando lo que queríamos? ¿estamos perdiendo? ¿cuánto estamos ganando o perdiendo? ¿cuánto vamos a ganar o perder si seguimos así?

Riesgos. ¿Cuáles son los principales riesgos? ¿qué vamos a hacer para eliminarlos?

Problemas. ¿Cuáles son las situaciones problemáticas actuales? ¿Qué se está haciendo para resolverlas?

Calidad. ¿Se está obteniendo el producto que el cliente quiere y necesita? ¿cuántos defectos tenemos? ¿cuáles son los principales defectos? ¿se están cumpliendo los estándares? ¿el cliente está quedando satisfecho con los resultados?

Recursos Humanos. ¿Tenemos a la gente adecuada? ¿contamos con los suficientes recursos? ¿hay recursos problemáticos?

Recursos Materiales. ¿Tenemos lo necesario para trabajar?

Toma de decisiones

Si consigues mantenerte informado oportunamente de lo que ocurre con el proyecto ¡felicidades! llevas la mitad del camino recorrido para realizar un buen seguimiento. Pero, no te confíes, no por tener esta información significa que saldrás airoso en el proyecto. Para lograrlo, además requieres tomar buenas y oportunas decisiones. Es con esas decisiones donde se decide el temple y la efectividad del líder.

El liderazgo y la toma de decisiones

El seguimiento es otra oportunidad para demostrar el verdadero liderazgo de la persona que administra el proyecto. Y es que una vez obtenida la información precisa con respecto al estado del proyecto y habiendo identificado desviaciones contra lo planeado, lo que se requiere es TOMAR DECISIONES para corregir dichas desviaciones.

El líder de proyecto debe analizar la situación, identificar las causas por las cuales el proyecto se enfrenta a una desviación o situación problemática y plantear o buscar soluciones para resolverlo antes de que siga ocasionando más desviaciones, retrasos o problemas.

Aquí de lo que se trata es de actuar, ¡y rápido! Recuerda que el tiempo es oro, y entre más tardes en resolver las causas de los problemas las desviaciones seguirán aumentando y por lo tanto el éxito del proyecto se irá alejando cada vez más de tu vista.

Si no actúas rápido el proyecto se retrasará más de lo que ya está, costará más de lo que ya está costando, y tu cliente pensará dos veces antes de volver a contratarte.

Analiza y elimina las causas de las desviaciones

Recuerda analizar con cuidado y buscar las causas reales por las cuales el proyecto se está desviando de su rumbo y entonces elimina dichas causas lo antes posible.

Como ejemplo, uno de los integrantes de tu equipo puede estar retrasándose porque:

no tiene la información suficiente para trabajar (¡proporciónasela!)

no entiende lo que se le está pidiendo (¡infórmaselo!)

no sabe lo que se espera de él (¡díselo!)

no se le han dado las instrucciones correctamente (¡instrúyelo!)

no se le ha transmitido adecuadamente el plan (¡transmíteselo!)

no se le asignan suficientes actividades (¡asígnaselas!)

no comprende su lugar en el proyecto (¡explícale!)

no cuenta con los recursos y herramientas necesarias (¡consígueselas!)

no tiene las habilidades requeridas (¡capacítalo… o cámbialo!)

no tiene una buena actitud o no está suficientemente interesado (¡habla con él y si no lo corrige reemplázalo!)

no está suficientemente motivado (¡motívalo!)

está sobreexplotado y cada vez rinde menos (¡mándalo a descansar un tiempo!)

no está trabajando en suficiente colaboración con el equipo (¡intégralo!)

Asumiendo responsabilidades

Uno, como líder del proyecto, es responsable de identificar correctamente las causas y tener la suficiente madurez para asumir la responsabilidad de sus propias acciones. En muchas de las ocasiones los recursos, por más buenos que sean, no reciben por parte del líder de proyecto todo lo que necesitan para poder desempeñar adecuadamente su trabajo.

Puede sonar un poco agresivo, pero piénsalo dos veces antes de regañar (o castigar, penalizar, despedir, etc.) a un recurso por no hacer su trabajo adecuadamente, pues podría ser que quien no está haciendo su trabajo adecuadamente seas tú mismo; el líder de proyecto.

Recuerda que un carro de carreras sin alguien que lo maneje eficientemente nunca va a ganar una carrera, y tú eres quien maneja este carro, si no tomas buenas decisiones en la pista, por más bueno que sea el motor, las llantas y el resto de la maquinaria, nunca tendrás una carrera exitosa. Por más bueno que sea tu equipo, si no lo administras y lideras adecuadamente no podrás llevarlos a un proyecto exitoso.

Recuerda que ser líder (administrador, gerente o director) de proyectos no consiste en sentarse en un trono esperando a que sus súbditos cumplan con su trabajo y de vez en cuando le rindan homenaje. Ser líder de proyecto significa que tienes que trabajar muy duro, y sobre todo muy inteligentemente para tomar decisiones adecuadas en los momentos más oportunos.

Ser un líder de proyecto requiere ciertas habilidades, pero también conocimiento formal. Por lo tanto no dudes en invertir en tu preparación. Una buena capacitación será la que te garantice el éxito en tu carrera como administrador de proyectos. Cada vez son más las empresas que deciden dejar de tomar tantos riesgos y contratar líderes de proyecto con preparación formal. Así que búscate un buen curso, asesoría o libro y prepárate para tener una carrera exitosa como líder de proyecto. Sitios como liderdeproyecto.com son una excelente fuente para encontrar opciones al respecto.


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